Rechnungslegung aus einer Verkaufsseite I

Rechnungslegung

Als Marketer müssen Sie beim Verkauf von Produkten wie eBooks, Kursen und/oder Software eine Vielzahl von rechtlichen Dingen beachten. Nicht nur die Anbindung eines Zahlungssystems auf Ihrer Verkaufsseite ist notwendig, sondern auch das Erstellen einer ordentlichen Rechnung! Wie aber kann man das tun?

Gesetzliche Forderungen

Eine Rechnung, die den Erfordernissen der Kunden genügt, muss eine Vielzahl von Daten und Informationen enthalten. Hier spielen nicht nur die handelsüblichen Vorgaben eine Rolle, sondern auch Erfordernissen seitens des Finanzamtes und anderer gesetzlicher Bestimmungen. So dürfte mittlerweile bekannt sein, dass man seit 2003 die Steuernummer oder – falls vorhanden – die sog. Umsatzsteueridentifikationsnummer (UST-ID) auf eine Rechnung schreiben muss. Dies wurde auf Grund einer EU-Richtlinie 2003 im Deutschen Recht verankert (siehe §14 Umsatzsteuergesetz [USTG])
Deshalb muss eine finanzamtstaugliche Rechnung folgende Inhalte haben:

  1. Vollständiger Name und Adresse des „Leistungsbeziehers“
  2. Vollständiger Name und Adresse des „leistenden Unternehmens“
  3. Die Steuernummer oder falls vorhanden die UST-ID
  4. Eine „fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)“
  5. Menge und Art der gelieferten Leistung bzw. bei Dienstleistungen die Art und den Umfang der Leistung
  6. Die Netto-Beträge der Leistung oder Lieferung
  7. Die jeweilig anfallenden Steuerbeträge (z.B. Umsatzsteuer)
  8. Das Rechnungsdatum
  9. Datum der Lieferung der Leistung

D.h. es genügt nicht, wenn Sie dem Kunden nur eine PayPal-Zahlungsbeleg überlassen. Denn nicht PayPal ist das „leistende Unternehmen“ sondern Sie!

Nun gibt es sogenannte Kleinstbeträge, bei denen die Rechnung nicht unbedingt so aussagefähig sein muss: Mit §33 Umsatzsteuerdurchfürhungsverordnung [USTDV] reicht bei Beträgen bis 150 € die Angabe

  1. „des vollständigen Namens und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
  2. das Austellungsdatum
  3. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
  4. das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.“

Es reicht also auch der Satz „In diesem Betrag sind 19% Umsatzsteuer enthalten“. Sie können auch bei Beträgen über 150 € schreiben: In diesem Betrag sind 19% Umsatzsteuer (123,45 €) enthalten“.

Bei Kleinunternehmern wie Unternehmer mit einer sog. Mini-GmbH muss allerdings der Hinweis auf die Mini-GmbH und somit der Nichtausweis der Umsatzsteuer erfolgen.

Sie sehen also, es gibt viele Daten, die für eine „finanzamtsfähige“ Rechnung ausgegeben und gesammelt werden müssen!

Wenn Sie diese Richtlinien nicht einhalten, kann zunächst mal alles gut gehen. Doch wird das Finanzamt jede Unternehmung irgendwann prüfen. Und bei der Umsatzsteuer sind die Prüfer ziemlich penibel, so dass Sie dann für diese Rechnungen die Umsatzsteuer nachzahlen müssen! Es ist also auch wichtig, die Ihnen zugehenden Rechnungen auf diese Tatbestände hin zu prüfen, um nicht zahlungspflichtig zu werden. Denn je nach Erfolg Ihres Unternehmens kann das dann schon einen Batzen Geld bedeuten.

sonstige Forderungen

  1. Nun kommt es darauf an, an wen Sie ihre Produkte verkaufen. Sind die Abnehmer Ihrer Produkte ausschließlich Privatpersonen, dann sollten Sie – wie bei jeder Rechnung – ein Zahlungsziel für die Rechnung angeben. Der Satz: zahlbar innerhalb von 4 Wochen seit Zugang der Rechnung hat ein Anwalt bei mir gerügt. Besser ist ein Satz mit einem nachprüfbaren Datum wie „Zahlbar ohne Abzug bis zum 31.03.2012“ oder „Bitte überweisen Sie diesen Betrag bis zum 31.03.2012 auf mein unten stehendes Konto“.
  2. Neben dem Zahlungsziel sollten Sie auch die Bankverbindung für eine Überweisung angeben. Bitte beachten Sie dabei aber die Auslandsüberweisung, die mit einem anderen Code angegeben werden muss. Sie brauchen von Ihrer Bank die Internationale Bankleitzahl BIC und die Internationale Konto-Nr. IBAN. Im Übrigen sollten Sie den Namen der Bank, die Bankleitzahl (BLZ) und die Kontonummer und ggf. auch den abweichenden Kontoinhaber angeben.
  3. Bei Zahlungen mit PayPal u.ä. sollten Sie auf die Rechnung schreiben, dass Sie den Betrag von PayPal erhalten haben, was zeigt, dass die Rechnung nicht mehr offen ist.

Nun kann es vorkommen, dass Sie an kleine oder große Firmen verkaufen! Hier kommen ggf. Sonderregelungen hinzu. Stellen Sie sich vor, Sie verkaufen Ihr eBook an einen Mitarbeiter eines großen Konzerns, der dieses Buch „dienstlich“ benutzen will. Dieser Mitarbeiter will natürlich nicht die Kosten für das Buch tragen. Also soll der Betrieb das Buch bezahlen. Hier kommt es nun zu einer Vielzahl von Eigentümlichkeiten, die diesen Unternehmungen anhängen.

  1. Das Unternehmen hat eine Abteilung „Einkauf“, welches nun den Bezug Ihres eBooks übernimmt. Jetzt sind Sie plötzlich Lieferant des Unternehmens und müssen sich an die Gepflogenheiten des Unternehmens halten. In der Regel wird das Unternehmen nun an Sie eine Bestellung richten. Diese wird eine für die Unternehmung eindeutige Bestellnummer haben. Bei Ihrer Lieferung und Rechnungslegung, werden Sie nun vom Unternehmen verpflichtet diese Bestellnummer auf Ihre Rechnung zu schreiben, damit die Unternehmung die Rechnung der Bestellung zuordnen kann. Das ist kein böser Wille der Unternehmung, da so eine Unternehmung am Tag tausende Bestellungen und Lieferungen haben kann. Die müssen ja Ihre Rechnung irgendeiner Bestellung zuordnen können. Ihre Rechnungslegung muss also in diesem Fall völlig anders laufen als bei Privatpersonen! Denn da ist keiner, der auf Ihren Verkaufslink klickt
  2. Eine weitere Eigentümlichkeit ist, dass die Rechnung nicht via e-Mail gesendet werden darf, sondern mit der Post! Sie müssen also die Rechnung erstellen und auf den Postweg geben. Irgendwann ist dann der Geldbetrag auf Ihrem Konto und Sie müssen die Rechnung irgendwo gespeichert haben, damit Sie diese als bezahlt in Ihre Buchführung übernehmen können.
  3. Auch kann es vorkommen, dass die Unternehmung die Rechnung gleichzeitig mit der Lieferung haben will. D.h. Ihr Sicherheitsgedanke, „Lieferung erst nach Zahlung“, wird schlicht außer Kraft gesetzt. Das Unternehmen geht nicht in die sog. Vorkasse, weil man ihr es verboten hat! Nun bleibt Ihnen nur der Unternehmung zu vertrauen, und Ihr eBook mit der Rechnung auszuliefern. Sie haben aber, wenn die Unternehmung nicht rechtzeitig zahlt und Sie eine ordnungsmäßige Rechnung erstellt haben, dann den Gerichtsweg offen, um Ihr Geld zu erhalten. Auch hier ist es wichtig eine ordungsgemäße Rechnung zu haben.

Klar können Sie sich überlegen, an Unternehmen verkauf ich nicht! Aber gesetzt den Fall, Sie haben eine Verkaufsnische entdeckt, die Ihnen viel Umsatz beschert, dann werden Sie sich überlegen, ob Sie an Firmen verkaufen oder nicht! Gerade wenn Sie ein hochpreisiges Produkt anbieten, wird kein Mitarbeiter einer Unternehmung, die Kosten selbst tragen wollen.

Es ist also nicht getan mit einer kleinen schnellen Anbindung eines Zahlungssystems an Ihre Verkaufspage! Es hängt von Ihrer Klientel ab, für was sie alles Sorge tragen müssen. Deshalb ist die Auswahl des Zahlungssystem in diesem Business so wichtig. Sie müssen genau prüfen, ob das System allen IHREN Bedingungen entspricht, und ob es überhaupt so ein System gibt. (Sie werden wohl kaum mehrere hunderttausend Euro haben, um sich bspw. ein SAP-System, das all das könnte, zu installieren).

Welche Möglichkeiten es aber gibt, um eine Rechnungslegung möglichst gut zu etablieren, soll in den nächsten Artikeln dargestellt werden.

Viele Grüße
Bernd Klüppelberg

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